COME ORGANIZZARE UN EVENTO

Spesso, per divertimento, ci si trova con gli amici per suonare, recitare in strutture come garage, cantine…: luoghi raccolti e dall’atmosfera informale.
Ma cosa si deve fare se, per esempio, si ha l’intenzione di “uscire allo scoperto” e presentarsi ad un pubblico più vasto della cerchia di conoscenti, magari nel proprio quartiere o paese?
Da una parte ci si può proporre agli organizzatori di rassegne ed eventi che si svolgono nel corso dell’anno per essere inseriti, se possibile, nella loro programmazione. In questo caso, gli aspetti tecnici e logistici della manifestazione sono a carico dello staff organizzativo. Ovviamente è importante valutare il proprio livello di esperienza e rapportarlo all’importanza dell’evento.

Muoversi in modo autonomo invece, anche solo a titolo di organizzatori, non è semplice: infatti sono molte le procedure di cui tenere conto.
La scheda, quindi, vuole essere una piccola guida rivolta soprattutto a gruppi informali di giovani che vogliano organizzare un evento; uno strumento utile ad orientarsi e principalmente incentrato sugli aspetti “burocratici”. Le informazioni riportate si riferiscono in particolare a spettacoli che si svolgono in spazi aperti: concerti, rappresentazioni teatrali etc… la cui organizzazione segue fasi simili. Per eventi realizzati in luoghi chiusi le procedure sono più semplici.

Darsi un’organizzazione ben strutturata all’interno del gruppo è fondamentale, in considerazione della complessità e quantità di lavoro necessario. Le principali difficoltà si affrontano in primo luogo attivandosi in tempo ed anticipando così gli imprevisti che nascono all’ultimo minuto.
Non solo, i carichi di lavoro e le quote di impegno dovrebbero essere definite prima di iniziare, suddividendo la mansioni a seconda della capacità di ciascuno, propensioni e tempo a disposizione.
Un’ impostazione efficace ed efficiente riguarda anche la capacità di coordinarsi con le eventuali altre realtà coinvolte. Una volta definito il progetto di ciò che si intende fare (per esempio i gruppi che si esibiranno durante un concerto, oppure l’opera teatrale da rappresentare) in generale sono richiesti i seguenti passi:

Licenza di pubblico spettacolo

La domanda deve essere indirizzata al Sindaco del Comune sede della manifestazione. In essa, in primo luogo, si dichiara di aver presentato o che si presenteranno le istanze per le altre autorizzazioni necessarie (descritte di seguito). L’organizzatore richiede la licenza per lo svolgimento dell’evento, indicando i propri dati (anche fiscali), luogo, data, orario e tipologia dello spettacolo. La durata della licenza sarà limitata al periodo richiesto per la manifestazione temporanea.
E’ possibile nel contempo presentare domanda di patrocinio al Comune. L’evento che si organizza infatti ha un valore culturale e aggregativo che potrebbe essere oggetto di un contributo. Non necessariamente in denaro, più spesso in servizio: vale a dire con la messa a disposizione di materiali quali sedie, transenne, pedane, palco etc…
Ovviamente le modalità vengono concordate in seguito con gli uffici dell’amministrazione. Inoltre, il patrocinio comporta alcune riduzioni per esempio sul pagamento della tassa di occupazione suolo pubblico oppure per l’affissione della pubblicità.

Occupazione suolo pubblico
Svolti i necessari sopralluoghi nell’area che interessa, se l’evento prevede l’utilizzo di strutture fisse (palchi, pedane) è necessario richiedere al Comune il Permesso di occupazione del suolo pubblico. Nella domanda oltre ai dati del rappresentante del gruppo organizzatore, il luogo e la natura dell’occupazione, si deve specificare l’eventuale richiesta di chiusura del traffico.
Per uno spettacolo di teatro di strada questa procedura non è richiesta e ciò vale per tutte le performances prive di strutture fisse.
Se si occupano aree verdi è necessario richiedere l’autorizzazione del Settore Verde Pubblico, volta a preservare l’integrità di giardini e di altri elementi del patrimonio naturale cittadino. Sempre a Torino, qualora l’evento comporti l’utilizzo di totem,gonfaloni, striscioni, è richiesto il permesso del Settore Arredo e Immagine Urbana che valuta la compatibilità con l’equilibrio estetico e storico della Città.

Comunicazioni alle autorità pubbliche
È importante segnalare preventivamente lo svolgersi dell’evento alle autorità pubbliche. In primo luogo alla Polizia Municipale, comunicando data luogo ed orari.
Inoltre, almeno tre giorni precedenti lo spettacolo, gli organizzatori devono
presentare alla Questura il Preavviso di Pubblica manifestazione. Per eventi che si svolgono nei comuni di Provincia il preavviso può essere rivolto al locale commissariato di P.S. o, qualora non presente, presso la
Stazione dei Carabinieri.

Deroga ai limiti del pubblico rumore
L’utilizzo di strumentazioni acustiche nel corso della manifestazione (impianti stereo, strumenti musicali…) è soggetto all’autorizzazione rilasciata dal Settore Ambiente e Territorio. Con la deroga è possibile fare rumore oltre le ore 22, purchè entro certi parametri acustici.

Dichiarazione di agibilità
Il luogo scelto per l’eventi deve essere sicuro ed è fondamentale garantire l’incolumità di organizzatori, artisti e spettatori. Se l’area non è già attrezzata per spettacoli bisogna contattare la Commissione Provinciale di Vigilanza. Questa svolge una funzione di controllo sui materiali utilizzati, dà istruzioni sulle modalità di impiego e disposizione per esempio di transenne, sedie, estintori. Non solo, richiede all’organizzazione due tipi di collaudo: collaudo statico delle strutture fisse (palco, etc… ad opera di un ingegnere) ed il collaudo dell’impianto elettrico effettuato da un tecnico abilitato iscritto all’Albo. Ovviamente operare in luoghi e strutture già collaudate solleva l’organizzazione dal contattare la Commissione.


Permessi SIAE
Questa società concede, dietro il pagamento di una tassa, l’autorizzazione a riprodurre canzoni, opere teatrali, brani musicali protetti dal diritto d’autore.
A tal fine è richiesta una descrizione della natura dell’evento, l’ampiezza dell’area, il numero di spettatori previsti, se l’ingresso è a pagamento o meno. Nel primo caso, la Siae provvede alla stampa dei biglietti trattenendo in una fase successiva una percentuale sugli incassi.
L’esibizione di gruppi emergenti, che eseguono quindi il proprio repertorio, comporta l’esenzione del pagamento dei diritti d’autore, previa dichiarazione scritta di non iscrizione alla Siae.

La società comunque richiede una cauzione che verrà restituita dopo gli opportuni accertamenti; e si riserva,inoltre, l’invio di funzionari che controllino la veridicità di quanto dichiarato. Per uno spettacolo di tipo teatrale la pratica Siae è più complessa. Un gruppo amatoriale che intenda rappresentare un’opera teatrale protetta deve rivolgersi all’ufficio Siae competente, precisando gli elementi necessari all’individuazione del testo: autore, titolo,eventuale traduttore. L’ufficio rilascerà l’autorizzazione definendo il compenso dovuto.
Un’opera non tutelata invece può essere messa in scena senza pagamento di alcuna somma, richiedendo l’autorizzazione preventiva. Occorre comunque verificare l’assenza di altro repertorio tutelato (musiche, brani letterari…).


ENPALS Ente Nazionale Di Previdenza E Assistenza Ai Lavoratori Dello Spettacolo

Ente che cura il versamento dei contributi per i Lavoratori dello Spettacolo. Per un gruppo informale che organizza un evento aprire una pratica Enpals costituisce una procedura complicata. E’ necessario tuttavia versare i contributi per ogni singolo artista partecipante all’evento a meno che non si tratti di amateurs (dilettanti) per cui si richiede per gli stessi presso l’Ente succitato l’Agibilità.
Da gennaio 2007 i musicisti giovani (fino a 18 anni), gli studenti, i musicisti che versano contributi ad altri enti come lavoratori non devono più richiedere l’agibilità Enpals.


Pubblicità

Per la riuscita di un evento è fondamentale mettere in piedi una buona campagna pubblicitaria; occorre quindi muoversi in anticipo contattando i principali organi di stampa, in specie locali, dove pubblicare inserzioni. Utili risultano anche siti internet,la distribuzione di volantini e l’affissione di manifesti. I passaggi su programmi radiofonici con spot e affitto di spazi hanno grande diffusione e sono a pagamento. Si ricorda che l’affissione legale di manifesti è possibile dopo aver ottenuto l’autorizzazione
comunale e pagato la relativa tassa sulla pubblicità.



Alcuni aspetti tecnici

Luce: l’erogazione di luce elettrica è necessaria per il funzionamento delle diverse strumentazioni (luci, mixers, strumenti etc…). A tal fine ci si deve rivolgere all’Agenzia o alla Società competente per territorio richiedendo la stipulazione di un contratto forfettario (dunque a pagamento), indicando luogo, data, orario e potenza dell’impianto.
Pulizia:
è possibile richiedere preventivamente l’intervento delle Aziende o
dei Consorzi di igiene ambientale per la pulizia del luogo dopo l’evento. La richiesta comporta il pagamento di una cifra per l’erogazione del servizio. Si può comunque provvedere autonomamente o tramite una
ditta di pulizie privata, dandone comunicazione all’azienda competente per
territorio.
Installazioni: banchetti, chioschi, bar, bancarelle…
Se è prevista la presenza di queste strutture, è necessaria la richiesta ai competenti uffici del Comune, relativamente all’occupazione del Suolo
Pubblico, alla vendita e somministrazione di cibi e bevande. Sono i soggetti coinvolti (per esempio i ristoratori) a dover provvedere in modo autonomo alla richiesta delle autorizzazioni.

Al chiuso: per eventi organizzati in luoghi chiusi (teatri, pub, chiese ecc.) o in aree già attrezzate per spettacoli le procedure si semplificano notevolmente.
Questo purchè non si modifichi la conformazione del palco e dello spazio
utilizzato.
Una volta ottenuta la disponibilità dell’area attrezzata, per esempio in affitto, usufrutto,concessione o altro, decade l’obbligo dell’intervento della Commissione di Vigilanza, la richiesta di occupazione suolo pubblico, il problema dell’erogazione di energia elettrica (ovviamente se presenti punti di allacciamento).
Rimane l’obbligo di richiedere le altre tipologie di permessi e autorizzazioni descritte sopra.




Bibliografia
Copyright © 2007 Centro Informazione e Documentazione Giovani del Comune di Torino.
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